Uno degli aspetti più paradossalmente difficili nel campo della digital transformation delle aziende è la gestione documentale.
Un problema non tanto di strumenti disponibili, quanto piuttosto di gestione organizzativa dei processi. Molti di noi sono infatti abituati a comunicare internamente soltanto tramite email e a traferire i file come allegato al messaggio.
Chiaramente questa dinamica risente della storia delle nostre aziende, di processi lavorativi ormai sedimentati nel tempo che via via si sono trasformati ma non di molto.
Se questa dinamica poteva funzionare qualche anno fa, quando ancora la quantità di messaggi era limitata, oggi scontiamo il bombardamento di mail che ci arrivano e rischiamo di perderci documenti importanti. Ecco perché è fondamentale scegliere uno strumento in grado di eseguire le azioni fondamentali per la gestione documentale:
- Archivio e ricerca documenti.
- Backup di file importanti.
- Condivisione con collaboratori/fornitori/clienti in modo semplice.
- Accesso ai file in remoto.
Provate a pensare a quanto migliorano i processi aziendali in termini di tempo, costi e produttività con l’utilizzo di uno spazio in cloud dove salvare i file.
A chi non è mai poi capitato di perdere dati importanti perché il server o l’hard disk del computer si sono bloccati.
Proprio per questo oggi, direttamente dall’esperienza del mio blog www.toolperstartup.com, voglio provare a sottoporvi alcuni tool che ci possono aiutare a gestire i documenti, ognuno ha un piano gratuito oppure un periodo di prova che ci permette di utilizzare gran parte delle funzionalità . Vediamoli insieme.
Dropbox
Forse una delle più celebri piattaforme di condivisione documentale offre uno spazio in cloud attraverso il quale possiamo caricare documenti come video, foto, testi, etc.
Per poterlo utilizzare è sufficiente registrarsi al servizio tramite un normale browser per navigare e letteralmente trascinare i file dal nostro computer dentro le cartelle che avremmo precedentemente creato.
Dropbox offre una pratica applicazione desktop (cioè possiamo scaricare un piccolo programma) che sincronizza i file in automatico: imposto una cartella del mio pc e tutti i file che vengono salvati in quella cartella saranno automaticamente sincronizzati.
Dropbox viene offerto con un piano gratuito per 2 gb di spazio, poi per la versione individuale c’è il piano Plus a 9,99€/mese con 2 TB e il piano Professional a 16,58€/mese con 3TB.
Google Drive
https://www.google.com/intl/it_ALL/drive/
Come sapete Google non fa soltanto il celebre motore di ricerca, ma offre anche moltissime app supplementari (Gmail, Calendar, GMybusiness, etc.). Una di queste è la suite di gestione file/documenti chiamata Google Drive. L’interfaccia di Google Drive è molto simile a quella di Dropbox, si possono creare cartelle e sotto cartelle, trascinare i file, condividerli con l’esterno e, addirittura, modificarli. Sì, perché Google ha anche un set di strumenti per la modifica dei file che sono i corrispondenti della suite Microsoft Office: Google Sheets (Excel), Google Slides (Power Point), Google Docs (Word). Grazie a queste app possiamo modificare un file direttamente online senza doverlo scaricare e addirittura effettuare modifiche in contemporanea con un collaboratore. Sì, in tempo reale le modifiche saranno subito visibili.
I prezzi di Google Drive sono molto convenienti anche se bisogna stare attenti perché gli allegati Gmail occupano una fetta dello spazio disponibile: gratuito fino a 15GB, 1,99€/mese per 100GB, 2,99€/mese per 200GB di spazio.
Kamzan
Recentemente sul mercato si è affacciato un nuovo player, tutto italiano che promette di dare battaglia ai colossi USA. Kamzan infatti è un prodotto che fa della sicurezza il proprio credo, infatti i server sono alloggiati in Italia (quindi i nostri dati) e utilizza una cifratura SSL, ovvero una tecnologia che garantisce la sicurezza di una connessione a Internet e protegge i dati sensibili scambiati fra due sistemi, impedendo ai criminali informatici di leggere e modificare le informazioni trasferite per tenere al sicuro i file.
L’approccio di Kamzan è stato sin da subito non tanto quello di uno strumento per archiviazione file quanto piuttosto per la condivisione e il marketing. Kamzan infatti permette di personalizzare la pagina di condivisione dei file con grafica personalizzata e l’inserimento di link. Pensate di dover inviare proposte ai vostri clienti, potete inserire il vostro logo nella finestra di scaricamento dei file e un link a un form di contatto o a un video aziendale.
Anche il piano di offerta di Kamzan è differente: 16€ al mese per utente con 150GB per utente disponibili.