Addio alle email, tre tool per comunicare in team

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“A che punto siamo con quel progetto?”

“Stiamo facendo grandi passi in avanti, eccolo in allegato”

“Sì, perfetto, anche se cambierei qualcosa (ti ho messo in commenti in word), metto Beppe in copia che occupandosi delle vendite può dare un suo parere”.

“Grazie di avermi coinvolto, ho fatto anche io delle modifiche al file allegato, che ne pensate?”.

Una qualsiasi conversazione via email in azienda, spesso assume queste dinamiche: un continuo scambio di file allegati e contro risposte. Succede anche di peggio se state fissando un appuntamento senza utilizzare l’app del calendario:

  • proposta di data e orario
  • 80% di risposte positive
  • 20% non possono e propongono altra data
  • Altro 80% di conferme ma…

Niente da fare, occorrono altre 26 email per arrivare ad un accordo.

Ormai nelle nostre organizzazioni le email hanno preso piede e si sono snaturate. Prima erano il sostituto della vecchia lettera cartacea “Egregio dott….” E venivano utilizzate esclusivamente per comunicazioni formali, oggi invece hanno assunto il ruolo di centrale della comunicazione interpersonale in azienda: qualsiasi informazione passa attraverso le mail.

Non credo che questa situazione sia più sostenibile, nonostante alcune applicazioni abbiano dirottato parte del carico informativo (leggi: Whatsapp) sia professionale che personale, occorre dare un taglio alla casella posta in arrivo, sempre più “overquota”.

Come fare? Come possiamo alleggerire il nostro client di posta senza perdere i vantaggi di uno strumento ormai entrato nella quotidianità di tutti noi?

La risposta è semplice: utilizzare alcuni strumenti nati proprio con lo scopo di facilitare la comunicazione del team e modificare leggermente le nostre abitudini quotidiane.

Ho quindi selezionato tre tool che hanno come scopo principale quello di far dimenticare l’uso improprio di messaggi di posta elettronica, ognuno con un focus specifico.

Slack

Schermata slack

Slack è l’applicazione “principe”. Utilizzata da moltissime startup in tutto il mondo è riuscita a fare breccia anche in aziende strutturate grazie alla sua versatilità e alla semplicità d’uso. Slack si configura come una grande chat, formata da canali (di solito i temi di discussione) in cui avvengono le conversazioni tra membri. Ogni amministratore ha il completo controllo dei privilegi di accesso per ciascun membro, con cui si possono stabilire anche conversazioni dirette.

In ogni conversazione si possono aggiungere allegati, immagini, link e soprattutto si possono integrare moltissimi servizi, molti dei quali già in uso alle aziende.

Un’altra caratteristica che ha reso Slack il re delle app per comunicare (infatti nel corso degli anni sono spuntati moltissimi cloni) è la capacità di ricercare in modo semplice e veloce i messaggi, tramite una semplice barra di ricerca.

Prezzi

Slack viene offerto in tre piani: free (con ricerca fino a 10.000 messaggi e storage di 5GB), Standard a 7,50€/mese per utente con ricerche illimitate e 10 GB di spazio per utente, Plus a 14,10€/mese per utente con funzionalità di single sign on[1] e 20 GB per utente.

Appear.in

Appear

Altro tool molto utilizzato della startup di oltreoceano, Appear.in è una piattaforma di videoconferenza a cui si accede via browser e che per questo non ha bisogno d’installazione.

Se Slack è un sistema che in cambia in modo strutturale il nostro modo di comunicare in team, Appear.in ci aiuta in tutte quelle occasioni in cui vogliamo tenere una riunione in remoto. Appear.in permette la creazione di stanze di discussione condivise, con webcam e audio e molte altre funzionalità interessanti come la condivisione dello schermo, la chat integrata e la possibilità di registrare la sessione (occhio alla normativa sul GDPR!).

Appear.in viene offerto in un piano free (stanze fino a 4 partecipanti), e con due piani premium: 9,99$/mese per la versione fino a 12 partecipanti e 99,99$/mese per l’integrazione con il calendario e la funzione di registrazione integrata (quest’ultima si può comunque acquistare a parte).

Telegram

Schermata telegram

Sì, è vero, Telegram in realtà non è un software per la comunicazione in team, o meglio, non nasce con questo scopo. Ma voglio rassicurarvi, per le aziende questa semplice app può rivelarsi fondamentale. Telegram è una normalissima app per la messaggistica istantanea con…qualche marcia in più. Su Telegram infatti si possono creare gruppi di discussione, inviare file audio (e ascoltarli al doppio della velocità se non abbiamo tempo), video, link, etc. La trovo molto adatta alla comunicazione in azienda perché:

  • Garantisce l’archiviazione dei contenuti e la loro ricerca.
  • Ha un utilizzo simile a Whatsapp, quindi semplice da padroneggiare ma le conversazioni non si mescolano ad altri gruppi tipicamente di svago o personali.
  • È sicuro
  • Possiede moltissime funzionalità tutte da scoprire.
  • È completamente gratuito

Con Telegram infatti possiamo creare dei gruppi tematici di discussione, scambiare documenti e perfino salvare nel proprio account file particolarmente utili.


[1] https://it.wikipedia.org/wiki/Single_sign-on