Alla scoperta di Word, 4 funzionalità molto utili ma poco conosciute

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Tutti utilizzano Word, ma pochi sanno farlo in modo davvero professionale. Il più famoso programma di videoscrittura ha delle funzionalità praticamente sconosciute che lo rendono molto più complesso, comodo e versatile di quello che sembra. Basta saperle usare. Dalla possibilità di confrontare agevolmente due documenti, all’opzione per lavorare “in squadra”. Ecco 4 potenzialità nascoste del beniamino di casa Microsoft.

All’apparenza, Microsoft Word, pietra miliare del pacchetto Office, è uno dei programmi più semplici che esistano. Quasi elementare, tanto da essere utilizzato praticamente da chiunque, fin dai primi approcci con il PC. Il problema è che questa percezione è viziata dal fatto che quasi nessuno conosce davvero Word. Anche chi lo usa per ore e ore ogni giorno, in realtà, è all’oscuro di alcune funzionalità “nascoste”, che lo rendono molto più complesso di quello che sembra. E anche molto più utile e pratico. Tanto per avere un’idea, eccone 4.

Quale versione è migliore? Ecco come confrontare due documenti

Capita spesso, in ufficio, di trovarsi a rovistare nelle proprie cartelle virtuali alla ricerca di un documento importante e magari di trovarsene di fronte due versioni differenti, elaborate in tempi diversi. Quale scegliere? Il problema, di solito, è ricordarsi cosa si è cambiato da una all’altra. Ecco che viene in soccorso la funzionalità di Word “Confronta due versioni di un documento”. La si può trovare cliccando sulla vice Revisione del Menù; è una delle ultime voci sulla destra. Questa funzionalità permette di selezionare due documenti simili e di confrontali, mettendo in luce solo le differenze.

Modificare un file PDF utilizzando Word

I file PDF non sono quell’inaccessibile mistero che molti pensano. Si possono modificare e anche in modo semplice. E per farlo non serve ricorrere a nessun programma particolare o servizio online. Basta utilizzare Word. Infatti, cliccando sulla voce File, nel menu principale, e andando su Apri, si può selezionare un qualsiasi file in formato PDF presente nel pc. A quel punto, un pop up di Word avverte della trasformazione in corso ed ecco che il file si apre, modificabile come un documento qualsiasi. Una precisazione: questa funzionalità è attualmente utilizzabile solo su sistema operativo Windows.

Anche i documenti hanno la loro privacy

In alcuni casi, si può avere la necessità di proteggere da occhi indiscreti il contenuto di determinati documenti, per le ragioni più disparate. Chi è poco esperto, tenta di raggiungere questo risultato nascondendo i relativi file negli angoli più nascosti del proprio PC, magari celati dietro nomi improbabili. Per fortuna, grazie a Microsoft Word, c’è un modo più semplice e molto più efficace per blindare la privacy dei propri testi. È sufficiente cliccare su File, nel menu principale, poi su Proteggi Documento e Crittografa con Password. Si imposta la “parola segreta” e il gioco è fatto.

Lavorare in squadra su un file Word

Una delle cose più difficili da gestire all’interno di un ufficio è la creazione condivisa di un documento. Se non si è abbastanza smart si rischia di rimanere incastrati in un via vai di mail, con allegate versioni sempre nuove di un medesimo documento. Fino al punto da non capire più quel è l’ultima versione, quella “buona”. Una difficoltà a cui, però, le ultime versioni di Word hanno posto fine, inserendo la funzionalità Condividi (in alto a destra, nel menu principale. Basta avere un account Microsoft per poter condividere un documento con i colleghi e vedere in tempo reale le modifiche.

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Francesco Rossi
Romano di periferia, ma con un pezzo di cuore umbro (Norcia). Professionalmente nasco giornalista, con un’inspiegabile laurea in giurisprudenza. Prima carta stampata, poi radio, poi attività di ufficio stampa nel settore bancario e assicurativo. Poi il web, finalmente. E con lui il copywriting, il brand journalism e la SEO. Oggi sono un consulente per aziende, PMI e liberi professionisti. Mi occupo di ideare e implementare strategie di digital content management, con un focus specifico sul brand journalism e il SEO copywriting. Collaboro con diverse agenzie di digital marketing e lavoro per importanti realtà nazionali e internazionali di cui curo il posizionamento sui motori di ricerca.